Dokumentumok és papírok tárolására szolgáló dobozok

2024 Szerző: Sierra Becker | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-02-26 05:18

A dokumentumok sorrendje fontos az optimális és gyors munkavégzés érdekében. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja a szükséges papírokat, és megvédje őket a külső tényezők hatásaitól. A dokumentumok rendszerezése és biztonsága érdekében tudnia kell, hogyan kell azokat helyesen archiválni, és ehhez milyen eszközökre van szükség.

Dokumentum archiválás

Az emberi élet bármely szféráját a születéstől az utolsó napig kíséri a papírmunka. Különböző jelentőségűek, értékűek, tárolási időtartamuk lehetnek. De az a tény, hogy legtöbbjüket egy bizonyos ideig megfelelő állapotban kell tartani, tény. A papírok hosszú távú megtakarítása érdekében használjon dobozokat a dokumentumok tárolására. Ma már szabadon megvásárolhatók vagy kézzel készíthetők.

A papírtárolás jelentősége

Mindig el kell menteni az eredetiket és a másolatokat.

• Kis, közepes ésnagyvállalatoknál, kormányzati szerveknél az archiválás törvényi előírás.
• Az irodában, különösen a HR-es, számviteli, kereskedelmi cégeknél ez lehetővé teszi a munkafolyamat optimalizálását, a munkaterület tehermentesítését és a funkciók folyamatosságának biztosítását mind az új, mind a meglévő alkalmazottak számára.
• Otthon ez biztosítja a rendet és a szükséges papírok megfelelő időben történő megtalálását, még vészhelyzetben is.

Archiválási tartozékok

A papír megtakarítására leggyakrabban a dokumentumtároló dobozokat használják. Ma a hozzájuk tartozó nyersdarabok ingyenesen megvásárolhatók. Általában A4-es papírokhoz vannak biztosítva. De vannak más méretek is. Egyes gyártók speciális papírdobozokat kínálnak a fogyasztóknak, amelyekben több doboz papír is tárolható. Összeszereletlenül árusítják őket, és egy egyszerű utasítással minden vásárló könnyen összeszerelheti őket. Az ilyen dobozok használata lehetővé teszi, hogy megszabaduljon a felesleges üzleti papíroktól, és szükség esetén gyorsan megtalálja a megfelelő dokumentumot. A megfelelően kiválasztott dobozformátum lehetővé teszi a hely kérdésének optimális megoldását és az értékes anyagok hosszú távú megtakarítását. Az eredetik és a másolatok világos strukturálása pedig időnként megnöveli az alkalmazottak feladatait.

Papírozás az irodában

A kartondobozok a legjobb választás a papírok védelmére a munkahelyi időjárás viszontagságaitól.dokumentumtárolás. Használatukhoz az anyagokat tárgyonkénti csoportokba kell osztani, és ömlesztve, vagy külön fájlokban, illetve mappákban, mappákban vagy egyéb típusokban össze kell gyűjteni. Ezután vegye fel a dobozokat a kívánt méreteknek megfelelően. Olcsóak, így megvásárolhatja a szükséges mennyiséget. A dobozokat a tágasság, a tartósság és a környezetbarátság jellemzi. A kézi nyílások megkönnyítik a felvételt és szállítást, míg a fedél (csuklós vagy levehető) távol tartja a port. A kartonon kívül aláírhatja a dokumentumok típusát. Általános szabály, hogy az irodai tárolódobozokat összeszerelve, nyomtatott grafikus utasításokkal együtt árusítjuk, így könnyen össze- és szétszedhetők, és szükség esetén félreeső helyen elrejthetők.

Dokumentumok kézbesítése a hosszú távú megtakarítás érdekében

Egy komoly üzleti tevékenységet folytató kormányhivatal vagy magánvállalkozás sem nélkülözheti a dokumentumok archiválását. Az adminisztratív, adózási, személyi, számviteli és egyéb dokumentumok tárolási ideje eltérő, ezt az 578-as lista szabályozza. Ez egy kötelező eljárás, amely gyakran meglehetősen hosszú megtakarítási időt biztosít (akár 75 év). Ebben az esetben minden papírt szétválogatnak, dobozokba raknak és átadják az erre a célra kialakított telephelyen. Ebben az esetben speciális követelmények vonatkoznak a dobozokra: tartós kartonból kell készülniük (ideális esetben, ha megfelelnek a GOST követelménynek, akkor ishasonló a megadott jótállási időhöz). Ebben az esetben célszerűbb az irattári dobozokat és a kartondobozok tárolására használni. Ez utóbbiak több tárolóedényt biztosítanak a papír számára. Húrokkal rendelkeznek, mivel hosszú távú tárolásra szolgálnak.

A kényelem érdekében az anyagok függőleges és vízszintes tárolására szolgáló dobozokat is felvehet. Figyelembe kell venni azt is, hogy vannak olyan magánvállalkozások, amelyek készen állnak arra, hogy a megrendelő által megadott méretek szerint készítsenek konténereket papíroknak.

Házi archívum

Minden felnőttnek aggódnia kell amiatt, hogy a fontos papírok az otthona falai között maradnak. Hiszen nagyon gyakran be kell mutatnia személyazonosságát, végzettségét, tulajdonjogát stb. igazoló dokumentumokat. A felesleges anyagi kiadások elkerülése és a jogok gyakorlása érdekében meg kell őriznie a háztartási gépekre vonatkozó jótállási jegyeket, azok kézikönyveit. üzemeltetés, vásárlási bizonylatok. Sürgősen szükség lehet dokumentumokra: hirtelen távozás, tűz, természeti katasztrófa, lakosság evakuálása esetén…

Az értékpapírok eredetijének és másolatának egy helyen, a kíváncsi szemek elől elrejtve, rendezve és a külső tényezőktől védve kell lennie. Jó, ha otthoni iratok tárolására szolgáló doboz készül erre a célra. Megvásárolható, kis áron bolti kartonlap vásárlásával készíthető, vagy bármilyen felesleges dobozt adaptálhatunk. Ha nincs archiválvaeredetiek, azok fájdalmas felkutatása biztosított lesz, a helyreállítás elvesztése esetén pedig sok időt, pénzügyet és ami a legfontosabb, idegeket igényel.

Az otthoni értékek rendezése

Ahhoz, hogy papírok és dokumentumok tárolására szolgáló dobozokat vásároljon, vagy saját maga készítse elő, szét kell szednie az összes anyagot, és csoportokba kell rendeznie őket, például:

• személyes dokumentumok;
• a tulajdonjogot feltüntető papírok;
• kölcsönszerződések, tranzakciók kifizetése;
• papírok a családtagok egészségi állapotáról, lefolytatott vizsgálatok, orvosi vélemény;
• árufizetést igazoló anyagok, garanciajegyek stb.

Az értékpapírok érvényességi idejét figyelembe kell venni, mert előfordulhat, hogy egyesek nem relevánsak az elemzés időpontjában.

Tippek az anyagelosztáshoz

Az eredetik és a másolatok mérete eltérő lehet, így az iratdobozok is összeilleszthetők. Ebben az esetben az eredetiket a következőképpen lehet rendezni:

• fontossági sorrendben;
• méret szerint;
• relevanciaidőszak szerint;
• típus szerint (munkahely, otthon…);
• az eseményeken.

Egy ilyen rendszerezés időt takarít meg a megfelelő papírok keresésében, és megvédi őket a gyerekektől, idegenektől és külső tényezőktől.

DIY tárolódobozok

A fő különbség a családi és irodai anyagok között a méretük: a munkahelyenez általában A4-es, míg otthon nagyon más a papír. Ezért saját kezűleg készíthet dobozokat dokumentumok tárolására. Több lehetőség is van:

1. A szupermarket bármely háztartási részlegében vásárolhat ürest, és az utasításokat követve össze is szerelheti.
2. Ha kis méretű dobozra van szüksége, akkor a rajzokat elő kell vennie, letöltenie, kartonra kell helyeznie és ragasztania kell. Ha a megadott méretek nem felelnek meg a felhasználónak, a rajzot átviheti papírra, miközben a munkadarab méreteit többszörösen csökkenti.
3. A legegyszerűbb megoldás az, ha elővesz minden olyan dobozt, amelyre nincs szüksége, és elhelyezi az eredetik tárolására.
4. Készítse el saját rajza szerint. Tehát például ahhoz, hogy egy dobozt készítsen személyes okmányok (útlevelek, születési anyakönyvi kivonatok, jogok, végzettséget igazoló oklevelek) számára, 2 erős papírlapot (kartont) kell vennie, mindegyikből ki kell vágnia egy megfelelő méretű négyzetet, adjunk hozzá további 1,5 cm-t az egyikhez (a fedélhez). Ezután hajtsa félbe minden lapot és különböző átlókban. Összesen 3 sornak kell lennie. Ezután a sarkokat középre kell hajlítani, majd mindkét old alt be kell hajtani úgy, hogy a széle áthaladjon a lap közepén. Az utolsó lépés a papírdoboz összeállítása a meglévő vonalak mentén, és az oldalak ragasztása.

Ugyanakkor minden ilyen dobozt színes papírral, ragasztóval, ollóval lehet díszíteni a belső színhez igazodva. A megtöltött "boltozatokat" távol kell tartani a közvetlen napfénytől, páratartalomtól és gyermekektől.

A dokumentumok az emberi élet társai. Biztonságukat az irattári iratok tárolására szolgáló dobozok segítségével biztosíthatja, és ha az anyagi helyzet ezt nem teszi lehetővé, akkor rögtönzött anyagok felhasználásával saját maga is elkészítheti. És akkor nyugodt légkör a munkahelyen és otthon is biztosított.